E-Mails in der Schule: Post mit Sicherheitsmängeln

Digitale Kommunikation in der Schule

Sie sind eindeutig schneller als die in Schule seit Jahrzehnten gebräuchliche Zettelpost. Und für Lehrer*innen, deren Hauptarbeitsplatz neben dem Klassenraum meist der heimische Schreibtisch ist, sind sie noch dazu viel bequemer: E-Mails. Doch was darf drinstehen? Was darf dranhängen? Und was nicht?

Schnelligkeit und Bequemlichkeit sind leider nicht immer die beste Richtschnur für das eigene Handeln. Schon gar nicht, wenn es auch um Datenschutz geht. Bei eigener Betroffenheit ist das schnell klar: Stellen Sie sich vor, Sie wären eine Lehrkraft, die sich gerade um eine Versetzung oder Beförderung bemüht. Würden Sie wollen, dass zwei Schulleiter*innen verschiedener Schulen sich per E-Mail über Sie in persönlichen Details auslassen, möglichst noch von privatem zu privatem E-Mail-Account?
Und was unterscheidet dieses zu Recht kritisierte Verhalten von dem der Lehrerin A., die sich in einer E-Mail an die Klassenlehrerin B. über das „unmögliche“ Verhalten des Schülers K. aufregt? Richtig: nichts. Genau solche Situationen gibt es unter Lehrer*innen aber ständig; die vollen Namen der Schüler*innen werden dabei meist genannt. Dass Gutachten für die sonderpädagogische Unterstützung einzelner Schüler*innen als E-Mail-Anhang in verschiedenen Versionen hin- und hergeschickt werden, erscheint fast als ein „Muss“, denn die verschiedenen beteiligten Lehrkräfte bekommen sich einander im Schulalltag kaum zu Gesicht.

E-Mails an Kolleg*innen

Wo das Problem liegt, macht ein einfacher Vergleich deutlich: Eine unverschlüsselte E-Mail ist wie eine Postkarte. In ein solches „quasi-öffentliche Medium“ gehören keine personen-bezogenen Daten Dritter. Und die entsprechende „Post“ sollte auch nicht in einen „Briefkasten“ geraten, zu dem zum Beispiel andere Familienmitglieder mehr oder weniger freien Zugang haben – also sollte sie auch nicht auf dem privaten, frei zugänglichen PC landen.
Auch vor diesem Hintergrund ist es unrechtmäßig, wenn Schulleitungen erwarten, dass Beschäftigte ihre eigene, private E-Mail-Adresse für die innerdienstliche Kommunikation zur Verfügung stellen. Selbst wenn die Schulleitung den Lehrkräften eine dienstliche E-Mail-Adresse zur Verfügung stellt, bleibt das datenschutzrechtliche Problem bestehen – erst recht, wenn die E-Mails aus vermeintlich praktischen Gründen direkt wieder auf eine private E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.
Für die elektronische Kommunikation von Lehrkräften sind nur einzelne, für den pädagogischen Austausch eher unbedeutende Daten von Schüler*innen überhaupt zugelassen. Beiträge zu Fördergutachten gehören zum Beispiel nicht dazu. Genauere Angaben dazu findet man in der Anlage 3 der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schüler*innen und Eltern (VO-DV I, BASS 10-44 Nr. 2.1). Und die zugelassenen Daten von Zeugnisnoten dürfen zwar in den Anhang einer E-Mail, aber dieser Anhang muss zwingend verschlüsselt sein. Etwas anders ist die Situation, wenn Lehrkräfte „dienstliche Geräte“ in einem „dienstlichen Kommunikationsnetzwerk“ nutzen, doch von diesem „digitalen Luxus“ sind die allermeisten Schulen in NRW weit entfernt.

E-Mails an Schüler*innen und Eltern

Was für die elektronische Kommunikation zwischen Lehrkräften Bedeutung hat, gilt umso mehr für die E-Mail-Kommunikation mit Schüler*innen oder Eltern: Hat sie lediglich unterrichtlichen Bezug, ist sie unbedenklich. Das gilt zum Beispiel, wenn Unterrichtsmaterial versendet wird oder Hausaufgaben gestellt werden. Eine qualifizierende Rückmeldung zum Arbeitsergebnis an eine*n einzelne*n Schüler*in ist hingegen schon problematisch.
Die Bezirksregierung Münster stellt „Informationen und Empfehlungen für Referendarinnen und Referendare, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter zu Risiken und Grenzen der Nutzung sozialer Netzwerke“ zur Verfügung. Darin wird eine wichtige Faustformel für alle Inhalte und Formen der elektronischen Kommunikation formuliert: „Regeln, die für die tägliche Kommunikation zwischen Lehrkraft und Schüler gelten, gelten in unverändertem Maße ebenso für die außerschulische digitale Kommunikation, zum Beispiel in sozialen Netzwerken. Das heißt: Das Kommunikationsmedium verändert nicht die Regeln der Kommunikation zwischen Lehrern und Schülern.“
 Dass Eltern – stellvertretend für ihre Kinder – der Schule eine eigene E-Mail-Adresse für die Kommunikation zur Verfügung stellen, kann man übrigens nicht voraussetzen. Egal wie verbreitet die Kommunikation per E-Mail erscheint: Sie nutzen zu wollen und zu können,
ist keine Pflicht und auch nicht immer eine Selbstverständlichkeit. Selbst wenn Eltern, Schüler*innen und Lehrer*innen die Kommunikation via E-Mail untereinander einvernehmlich vereinbaren, bleiben immer noch andere Regelungsnotwendigkeiten: So ist zum Beispiel im Kollegium zu klären, wie die Teilnahme an dem dienstlichen E-Mail-Kommunikationsnetz, die in  jedem Fall immer nur freiwillig sein kann, auf die Arbeitszeit anzurechnen ist.

Vor ständiger Erreichbarkeit schützen

Im Rahmen der Einführung von LOGINEO NRW, der ersten vom Land NRW zur Verfügung gestellten „informationstechnischen Basisinfrastruktur“ haben insbesondere die von der GEW NRW geführten Hauptpersonalräte erreicht, dass es eine sogenannte Rahmenmediennutzungsordnung gibt. Darin ist unter anderem für die schulinterne E-Mail-Kommunikation verbindlich geregelt: „Eine Nachricht per E-Mail gilt als zur Kenntnis genommen, wenn sich die Lehrkraft oder das weitere Schulpersonal nach Versand der E-Mail wieder an der Schule aufhält und somit verpflichtet ist – analog zur Nachricht in Papierform – Informationen aus dem Postfach oder E-Mail-Posteingang zur Kenntnis zu nehmen.“
Das heißt übersetzt: Lehrer*innen müssen die E-Mail ihrer Schulleitung erst im Verlauf des Tages lesen, an dem sie wieder in der Schule sind – nicht schon vorher. Dienstliche E-Mails der Schulleitung am Sonntagabend zum Vertretungseinsatz einer Lehrkraft am Montagmorgen verbieten sich von selbst! Umgekehrt gilt das natürlich ebenso: Auch Schulleiter*innen haben ein Wochenende. Diese Regelung sollte nun möglichst bald für alle Schulen in NRW gelten – nicht nur für diejenigen, die demnächst LOGINEO NRW nutzen. Es bleibt also noch viel zu tun, für Schulleitungen, Lehrerkonferenzen, Lehrerräte und die GEW NRW!

Dirk Prinz
Mitglied der AG Digitalisierung der GEW NRW

Fotos: margie / photocase.de

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